公司最值钱的文件，通常躺在权限最松的目录里。改权限不难，难的是不敢改——怕影响别人工作。这里给一个不会炸的顺序。
先说清楚场景
「全员可读」几乎是所有共享盘的默认状态。设立它的初衷是方便，代价是：任何一个离职的人、任何一次误转发、任何一个被攻破的普通账号，都能拿到完整资料。
改权限的正确做法不是一刀切收紧，而是先看清「谁真的在用」，再按岗位分组。否则你会收到一堆「我打不开文件了」的投诉，然后被迫改回去。
该看的几项
- 先分级：把文件分成「公开」「内部」「敏感」「核心」四级。核心包括客户名单、报价底价、成本台账、工资表、合同原件。
- 再分组：按岗位建 3~5 个权限组（如销售、财务、生产、管理），不要按人逐个授权——人一多必然乱。
- 后收口：核心目录默认只开给该看的人，其余按需临时授权、用完收回。
- 看外发：对外提供文件前先脱敏（手机号、身份证、银行卡号、金额），并留存外发记录。
- 看历史：谁能看到「谁在什么时候批量下载了什么」，没有这个能力，权限再细也查不出事。
常见的两个误区
- 误区：加密就能防外泄。加密防的是文件被拿走，防不了有权限的人自己拷走。
- 误区：权限一次设好就不用管。人会调岗、会离职，权限必须定期复核，否则半年后又是一团乱。
按这个顺序做
- 先只处理「核心」这一级，范围小、阻力小、收益最大。
- 用「谁最近 30 天访问过」来确定真实使用者，把没访问过的人移出，先减不加。
- 公开通知：从某日起核心目录按岗位授权，需要额外权限找谁开。给出过渡期和申诉入口。
- 每季度复核一次权限表，把复核动作本身留成记录。
什么时候需要工具
文档权限分级是数字安全盾的一条独立流水线，会输出「哪些文件对谁开放、该收谁」的清单，而不是给一句「请加强权限管理」。
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以上为通用自查思路，不构成安全认证、等保测评结论或法律意见。具体实施请结合实际系统与业务判断；涉及取证、事故处置时请联系专业机构。